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Ruhe bitte! 4 hilfreiche Schritte für einen konstruktiven Umgang mit Unterbrechungen im Arbeitsalltag.

Kennen Sie das? Wahrscheinlich schon!

Laut dem Stressreport 2012 sind 44% der Arbeitnehmer gezwungen, ihre Arbeit immer wieder zu unterbrechen. Und jeder Vierte empfindet diese Unterbrechungen als belastend.

„Die sollen sich nicht so anstellen, die Mitarbeiter!“, könnte man sagen. Ist ja schließlich normal in der heutigen Zeit, in der Multitasking zum guten Ton und ständige Erreichbarkeit zur Selbstverständlichkeit gehören, nicht wahr?

Wer so denkt, der wird als Unternehmer nicht nur unter der schwindenden Gesundheit seiner Mitarbeiter leiden, die nachweislich von Unterbrechungen und Mehrfachbelastungen in Mitleidenschaft gezogen wird, sondern vor allem auch unter der sinkenden Qualität ihrer Arbeit, wie eine aktuelle Studie der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) zeigt.

Das heißt, dass sowohl Mitarbeiter als auch Vorgesetzte ein Interesse an einer möglichst ruhigen und störungsfreien Umgebung haben sollten. Dass eine vollkommen ungestörte Konzentration kaum acht Stunden am Tag gewährleistet werden kann, ist klar. Trotzdem können Sie sich die Umgebung möglichst optimal gestalten, mit Kollegen entsprechende Vereinbarungen treffen und durch wohltuende Pausen Ihr Konzentrationslevel schonen.

Mit 4 Schritten können Sie selbst viel dafür tun, dass Ihr Alltag stressfreier wird.

Schritt 1: Standortbestimmung

Um den optimalen Umgang mit Unterbrechungen zu lernen, sollten Sie sich zunächst einmal darüber klar werden, wann Sie sich durch Unterbrechungen belastet fühlen oder wann Sie das Gefühl haben, diese Belastungen recht gut meistern zu können. Versetzen Sie sich selbst in konkrete Situationen hinein und versuchen Sie so herauszufinden, welche Strategie bei Ihnen persönlich bisher zu einem gelungenen bzw. weniger guten Umgang mit Unterbrechungen und Multitasking geführt hat. Halten Sie für sich persönlich fest, dass Sie durchaus Mittel und Wege haben, mit diesen Belastungen umzugehen und sich ihnen keineswegs ergeben müssen.

Schritt 2: Handlungsoptionen

Wenn Sie während der Arbeit an einer Aufgabe von einer anderen Aufgabe, einer Bitte eines Kollegen oder einem Telefonat unterbrochen werden, haben Sie mehrere Möglichkeiten, zu reagieren:

  • 1. Sofortige Bearbeitung:
    Es gibt Unterbrechungen, die so wichtig und dringend sind, dass Sie diese Dinge direkt erledigen müssen. Meist ist dann nicht die kurze Unterbrechungsaufgabe das Problem, sondern die Rückkehr zur ursprünglichen Aufgabe fällt sehr schwer. Nutzen Sie deshalb altbewährte Hilfsmittel: Schreiben Sie sich eine Notiz, um nicht zu vergessen, wo Sie aufgehört haben und beginnen Sie möglichst zeitnah nach der Unterbrechung direkt wieder mit der Weiterführung der alten Aufgabe. Und finden Sie eine andere Haltung zu dieser Art von Unterbrechungen. Verstehen Sie diese Art der wichtigen Unterbrechungen nicht länger als Störung, sondern als wichtigen und notwendigen Beitrag zum Arbeitserfolg. (Also weniger „der nervige Kollege hält mich von der Arbeit ab“ und mehr „Gut, dass wir ein Team sind, in dem wir uns gegenseitig um Unterstützung anfragen können. Das macht uns stark und erfolgreich.“)

  • 2. Verzögerte Bearbeitung:
    Nicht alle Unterbrechungen sind so wichtig und dringend, dass sie erfordern, sofort von Ihnen bearbeitet zu werden. Wägen Sie deshalb ab: Ist es die jeweilige Aufgabe wirklich wert, dass Sie das, an dem Sie aktuell arbeiten, unterbrechen? Wird das überhaupt von Ihnen erwartet oder vermuten Sie das vielleicht nur? Zögern Sie nicht, eine Arbeit, die Ihre volle Konzentration verlangt, auch in Ruhe fertig zu stellen. Routineaufgaben können im Vergleich dazu viel leichter unterbrochen werden. Gerade im Umgang mit Kollegen brauchen Sie deswegen ein orales Stressverhütungsmittel, das Zauberwörtchen „Nein“ ☺. Sätze wie „Ich sitze gerade an der Aufgabe xy. Um Ihr Anliegen kümmere ich mich dann und dann“ oder „Ich möchte das gerade noch fertig bearbeiten. Ich komme auf Sie zu, wenn ich damit fertig bin“ bügeln den anderen nicht ab, Sie ziehen aber notwendige Grenzen und vermitteln transparent, wann Sie sich um die andere Aufgabe/ den Gegenüber kümmern werden.

  • 3. Multitasking:
    Die Bearbeitung von zwei Aufgaben gleichzeitig ist nicht zu empfehlen, da sowohl Ihre Gesundheit als auch die Qualität der Arbeit darunter leiden. Vermeiden Sie Multitasking weitestgehend, da die Informationsfülle verschiedener Aufgabenbereiche schnell zu einem Überforderungsgefühl führt. Wenn Sie das Gefühl haben, Sie kommen um eine parallele Bearbeitung nicht herum, bewahren Sie Ruhe und denken an Ihren Erfahrungsschatz: Hektik bringt Sie nicht weiter!

  • 4. Weitergabe von Aufgaben:
    Was wir leider viel zu oft vergessen: Auch die Option „es geht nicht noch mehr“ besteht. Gestehen Sie sich in diesem Fall ein, überlastet zu sein und bitten einen Kollegen oder Ihren Vorgesetzten um Hilfe.

So simpel sich diese Optionen auch anhören mögen, es kann sehr hilfreich sein, sie zu verinnerlichen. So haben Sie in jeder Situation die Chance, ganz sachlich zu bewerten, welches Handeln aktuell erforderlich ist. Um überhaupt eine Chance zu haben, nicht reflexhaft auf jede Unterbrechung zu reagieren, ist es wichtig, sich immer wieder vor Augen zu führen, was Unterbrechungen mit uns machen und wie sie auf uns wirken. Ein schrill klingendes Telefon, ein Kollege, der in der Tür steht, die fordern sofortige Aufmerksamkeit. Das schafft Dringlichkeit. So als würde uns jemand sagen, hier brennt es gerade. Dann würden wir hinrennen und das Feuer löschen (oder wahlweise panikartig wegrennen). Aber: Dringlich ist nicht gleich wichtig. Und schnell reagiert auch nicht klug reagiert. Deswegen trainieren all jene Berufsgruppen, die permanent und im Hochstress agieren müssen, dass sie es schaffen, nicht dem ersten Impuls unmittelbar zu folgen, sondern kurz für wenige Sekunden von der Situation zurück zu treten, sich einen Überblick zu verschaffen und erst dann zu entscheiden, was jetzt vordringlich getan werden muss.

Schritt 3: Perspektivwechsel

Auch wenn man sie noch so gern hat – manchmal machen die Unterbrechungen von Kollegen uns rasend und sorgen dafür, dass aus einem ruhigen Arbeitstag ein ständiges Hin- und Herspringen zwischen eigentlicher Aufgabe und kleinen oder größeren Unterbrechungen wird. Aber was sind denn das für Kollegen, die so doof sind, ständig reinzuplatzen?

Wie sieht es denn bei Ihnen? Sind Sie der Meinung, dass Sie den Kollegen stören, wenn Sie mal kurz drüben vorbeischauen, um ihn um eine Kleinigkeit zu bitten? Nein?
Vermutlich denkt er genauso, wenn er mal bei Ihnen reinplatzt.

Damit ist auch schon die erste Ursache für häufige Unterbrechungen durch Kollegen identifiziert: Unwissenheit. Die Kollegen sind nicht mutwillig daran interessiert, Sie zu nerven, zu stören oder gar Ihre Arbeit zu ruinieren. Sie wissen es vielleicht einfach gerade nicht besser. Das macht auch den Weg, der zu einer Besserung führt, sehr offensichtlich: Miteinander reden! Sprechen Sie das Problem offen an, vermutlich kennt der Kollege selbst diese Situationen und zeigt direkt Verständnis.

Möglich ist auch, dass Ihr Kollege selbst keine Lust hat, ständig aufzustehen und bei Ihnen vorbeizukommen, um Kleinigkeiten zu klären. Vielleicht kann er nur seine Arbeit nicht fortsetzen, weil Sie beide versäumt haben, vorher alle Details abzusprechen. Mangelhafte Absprache der Arbeitsaufgaben ist zumindest partiell vermeidbar – achten Sie auch hier auf eine klarere Kommunikation!

Häufig brauchen Sie sich gar nicht zu sehr den Kopf zerbrechen. Versuchen Sie es stattdessen einfach mal mit ein bisschen Humor und setzen Sie auf das Verständnis Ihrer Kollegen. Eine kleine Inspiration finden Sie hier:

 

FAQ Rücken

 

Schritt 4: Mit Achtsamkeits- und Konzentrationsübungen entspannt durch den Tag

Um Ihr Leistungsniveau zu halten und fit zu bleiben, hilft es nicht nur, an den Arbeitsbedingungen oder den Kollegen zu schrauben. Fassen Sie sich auch mal an die eigene Nase: Wie oft verzetteln Sie sich in Aufgaben, weil Sie alles annehmen und nie NEIN sagen? Machen Sie ausreichend Pausen? Sie können diese ganz einfach in Ihren Arbeitsalltag einbauen und werden merken, dass schon kurze, effektive Übungen unglaublich wohltuend sein können. Probieren Sie doch zum Beispiel mal die Augenentspannung aus! Gerade, wenn Sie viel vor dem Computer sitzen, werden Ihre Augen Ihnen sehr dankbar sein!

Wussten Sie, dass…?

 

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Damit Sie sowohl nahe als auch ferne Dinge scharf sehen können, arbeitet Ihr Ziliarmuskel den ganzen Tag über mühevoll daran, die Linse optimal einzustellen. Sitzen Sie vor dem Bildschirm, muss sich die Linse stark wölben, damit Sie die ca. 60cm entfernten Buchstaben auch gut erkennen können. Das bedeutet für den Ziliarmuskel Schwerstarbeit und führt bei dauerhafter Belastung dazu, dass er ermüdet. Sie bemerken das daran, dass die Sehkraft schwindet, Sie sich immer häufiger näher an den Bildschirm beugen, weil Sie die Dinge kurzzeitig verschwommen sehen und sich langsam aber sicher ein nerviger Kopfschmerz meldet.

Diese Probleme können Sie mit einfachen Übungen vermeiden, indem Sie Ihrem Ziliarmuskel immer wieder kurze Verschnaufpausen gönnen. Zwei einfache Empfehlungen haben wir Ihnen hier zusammengestellt:

1. Aufblicken: So einfach es klingt: Achten Sie darauf, regelmäßig aufzublicken und Ihren Blick schweifen zu lassen und sorgen Sie so für Entspannung des Ziliarmuskels! Nehmen Sie sich regelmäßig eine Minute Zeit, aus dem Fenster zu blicken und das Auge vollkommen zu entspannen. Lassen Sie den Blick dabei ganz bewusst in die Weite schweifen, denn alles, das sich näher als 6 Meter entfernt befindet, sorgt für Anspannung des Ziliarmuskels.

2. Sie können die Wohltat für Ihre Augen noch verstärken: Setzen Sie sich nach dem aus dem Fenster blicken ruhig auf Ihren Stuhl, atmen Sie tief und bedecken Sie mit Ihren Händen möglichst vollständig die Augen, ohne Druck auf sie auszuüben. Je schwärzer Sie sehen, desto größer ist die Entspannung. Ihre Augen werden zusätzlich wieder ausreichend mit Tränenflüssigkeit versorgt und Sie können hinterher erfrischt ans Werk gehen.

Es müssen jedoch nicht nur die aktiven Pausenübungen während der Arbeitszeit sein, die helfen können. Entspannen Sie sich nach der Arbeit effektiv? Wie oft schrecken Sie über den Tag verteilt hoch, weil Ihr Smartphone nervige Töne von sich gibt? Eine kleine Anregungshilfe für Auszeiten im Alltag finden Sie HIER [1] und mehr zu den Themen Stress, Achtsamkeit und Gesundheit erfahren Sie auch immer in aktuellen Beiträgen auf dem Blog (einen Live-Einblick in die Achtsamkeit im Alltag finden Sie zum Beispiel in DIESEM [2] Artikel).

 

Viel Erfolg bei der Umsetzung!